Le processus d’accueil et d’intégration est un moment hyper important dans le cycle de vie d’un employé. C’est au cours de cette période que votre nouvelle recrue développera ses premiers liens avec votre organisation assurant ainsi de meilleures chances de créer une relation professionnelle à long terme. Ce processus est un élément tellement important du processus de dotation que les gestionnaires et les ressources humaines doivent travailler ensemble, être sur la même longueur d’onde et surtout de bien comprendre le rôle de chacun. Dans cet article, je vous présenterai les bonnes pratiques à suivre pour réussir vos accueils et intégrations!
- L’accueil :
L’accueil est le premier contact que votre nouvelle recrue aura avec votre organisation. C’est un moment éphémère que vous devez créer spécialement pour cet employé afin qu’il se sente bien avec sa décision de se joindre à votre équipe. Rappelons-nous qu’un changement d’emploi peut être un événement stressant. Changer d’emploi c’est d’accepter de se lancer dans le vide et d’espérer que le parachute va s’ouvrir. En faisant vivre un bel accueil, vous offrez une première impression positive et favorisez une transition en douceur dans le nouvel environnement professionnel.
À quoi sert l’accueil?
Il s’agit du processus initial qui vise à présenter l’organisation, son histoire, sa mission et ses valeurs, à présenter au nouvel employé son environnement de travail ainsi que les collègues avec qui il aura à collaborer. Votre rôle est de le mettre à l’aise, de l’informer sur les aspects pratiques (les installations, les procédures administratives, etc.) et de l’aider à créer des premiers liens avec ses nouveaux collègues de travail.
À quel moment commence l’accueil d’un nouvel employé?
Dès qu’une personne accepte votre offre d’emploi, l’opération charme doit commencer! Règle générale, il y aura un délai d’environ deux semaines entre le moment ou votre employé vous aura dit oui et le jour où il se joindra à vous. Deux semaines d’inconnu, de doute, d’angoisse et possiblement de regret. Ne laissez pas votre nouvel employé avec le poids de sa décision et le risque d’être « gosthé ».
Avant sa première journée, vous avez un travail important à faire, VOUS PRÉPARER. Rédaction du contrat, création des outils informatiques, préparation du poste de travail, remplir la paperasse, aviser toute l’équipe de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, planifier les premières journées de la personne et etc. Vous pensez continuellement à lui, assurez-vous qu’il le sache! Lorsque votre plan de match est prêt, que vos gestionnaires ou mentor ont donné leur aval et qu’on est prêt à recevoir la personne, envoyez-lui un courriel informatif pour lui donner les détails de sa première journée et vous assurer qu’elle soit présente. Vous avez une activité d’équipe ou d’organisation de prévu avant son entrée en poste? Pourquoi ne pas l’inviter et lui faire vive ce moment de team building! Accompagnez-la dès le début afin qu’elle soit rassurée et faites preuve d’originalité dans votre processus!
Personnellement, lors de sa première journée, je m’assure de déposer sur son bureau une lettre de bienvenue, un petit cadeau et je lui paye le lunch!
- L’intégration :
L’intégration, quant à elle, est un processus plus large qui prend vie sur le long terme. Elle suit le cycle de vie complet de l’employé tout au long de sa première année chez vous. Elle englobe l’ensemble de vos actions permettant au nouvel employé de s’adapter pleinement à ses nouvelles fonctions et d’adhérer à votre culture d’organisation. Sans s’y limiter, cela inclut la formation en continue, les activités de renforcement d’équipe (Team building), les rencontres d’appréciation de la performance en continues, les possibilités de réseautage et l’accompagnement dans le développement des compétences.
À quoi sert l’intégration?
L’objectif principal de l’intégration est de faire en sorte que le nouvel employé se sente pleinement intégré et compétent dans son poste. Cela contribuera à sa satisfaction au travail et à sa performance globale. Adaptez votre processus d’intégration afin de bien répondre aux différents besoins de chaque personne. De cette manière, vous serez en mesure de mobiliser et de fidéliser votre employé.
Combien de temps ça dure une intégration?
On pense souvent que le processus d’intégration c’est une histoire de quelques jours ou semaines. Malheureusement, c’est là que bien des entreprises se trompent. Comme dans beaucoup de concept RH, il n’y a pas de recette d’intégration parfaite. Il s’agit d’un processus qui s’achève lorsque votre employé atteint le niveau d’aisance et de performance optimale dans son poste. On comprend ici que la durée sera différente d’une personne à l’autre. Tel qu’indiqué plus haut, le processus dure généralement tout au long de la première année de votre employé.
Quelles seraient les étapes d’une intégration réussie?
Ricardo n’a toujours pas sortie cette recette simple et facile, mais il existe tout de même une base logique qui se divise en cinq étapes :
- L’accueil : Fournir au collaborateur l’information nécessaire pour faciliter son intégration dans l’environnement de travail. Vous devez favoriser le développement d’un sentiment d’appartenance et éviter à tout prix le sentiment d’isolement surtout en contexte de télétravail.
- Premier mois : Informer clairement l’employé des attentes de ses supérieurs et les objectifs de son département. Assurez-vous de revenir sur les tâches importantes qu’il aura à accomplir, établissez son lien avec les autres postes dans l’entreprise, rappelez-lui quelles sont les attentes de l’organisation envers lui et quelles sont les normes de rendement. Préparez un programme de formations diversifiés lui permettant de s’entraîner à la tâche. Mettez à sa disposition un mentor qui lui permettra d’avoir une personne à qui se référer au besoin.
- Deuxième et troisième mois : Continuer de fournir au collaborateur diverses informations lui permettant de bien comprendre ses responsabilités et ses objectifs. Permettez-lui de se familiariser avec la philosophie et les objectifs de l’organisation. Le gestionnaire ou le professionnel en ressources humaines doit prendre du temps pour rencontrer l’employé afin de s’assurer que le processus d’intégration répond à ses attentes.
- Quatrième au sixième mois : Début officiel du processus d’intégration. Votre employé s’approprie la philosophie de l’organisation. Il comprend mieux les processus organisationnels et devient de plus en plus autonome dans l’exercice de ses fonctions.
- Septième au douzième mois : Le nouveau collaborateur acquiert l’information, les connaissances et les compétences nécessaires à la planification de son propre programme de formation continue. C’est au cours de cette période que vous devriez le voir prendre son envol et qu’il sera plus alaise de prendre des initiatives.
Ce qui est important de retenir du processus d’accueil et d’intégration, c’est que l’on cherche à créer un bel environnement pour la personne qui se joint à l’équipe, s’assurer qu’elle reçoive le maximum d’information lui permettant de bien comprendre son rôle dans l’organisation et créer un sentiment d’appartenance. Tout ça vous aidera à rendre la personne plus efficace, plus efficiente et en plein contrôle de ses moyens. Assurez-vous d’investir le temps et l’énergie nécessaire pour bien préparer et réussir votre processus d’accueil et d’intégration. Vous verrez, c’est payant sur le long terme!
Si vous avez besoin d’aide dans le développement de votre processus d’accueil et d’intégration ou pour tous vos besoins en matière de ressources humaines, n’hésitez pas à me contacter!
